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查新档案管理与保密制度

十六、科技查新档案管理  

科技查新档案管理,是科技管理工作的重要组成部分。为使科技查新工作进一步科学化、规范化、标准化,加强科技项目查新咨询档案的管理,根据《科技查新规范》中查新档案管理的相关规定,特制定本档案保管规则如下:  

1、档案管理内容:  

档案管理分为文书档案和项目档案两大类。

(1)文书档案包括:上级下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等,查新机构制定的各种有关查新的规章制度,查新机构的年检材料和查新工作总结,查新项目登记簿,查新咨询专家数据库和有关业绩材料,以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料。  

(2)项目档案包括:查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。  

2、档案管理要求:  

(1) 查新咨询档案属机密性档案,必须指定专人保管。  

(2) 每一个查新项目的相关材料由该项目的查新受理人负责收集、整理、归档。查新完成之后,所有关于该项目的材料应当及时移交档案管理专员,档案管理专员应当建立档案登记簿,按照要求逐一清点验收、登记,并需经双方签字。  

(3)查新档案立卷保管,文书档案类按照年度归档,项目档案类按年度编号立卷,分别按一定标准装入档案袋专柜存放,并进入兰州大学查新站查新管理系统存电子文档。  

(4) 查新档案的保管须有固定的场所、专用保密文件柜和专用计算机,并由专人负责管理。  

(5) 近五年的查新咨询档案一律不外借。有关人员要查阅五年前的档案资料,须经查新工作负责人批准,办理查阅手续,查阅后,应及时归还。查阅人员必须在指定地点查阅,不准在档案材料上圈点或写字,不得拆卷阅览。  

(6) 查新人员按档案管理部门要求,及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家意见、查新员和审核员的工作记录、查新反馈意见等存档并进行计算机档案管理,及时将查新报告登录到国家查新工作数据库。  

(7)档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神,严格遵守本档案保管制度如出现档案遗失、泄密、损毁将追究当事人的责任并严肃处理。

十七、保密制度

1、为加强科技查新(以下简称查新)技术秘密的保护与管理工作,兰州大学科技查新工作站根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国科学技术进步法》,特制定本保密制度。  

2、科学技术保密工作既要保障国家科学技术秘密的安全,又要促进科学技术的发展,有利于解放和发展。

3、查新工作人员应加强保密教育,认真学习、贯彻、执行保密工作的方针、政策和法律、法规,落实各项保密措施,并定期检查,切实作好保密工作。 

4、需要保密的查新课题,特别是涉及知识产权和专利的查新项目,委托查新单位/个人要在《兰州大学科技查新委托单》上写明密级,同时查新人员承诺对查新委托人的成果和所提供的各种资料的保密。  

5、查新机构及其工作人员有责任维护查新项目委托人所有者的知识产权,不得非法占有、使用或者向他人披露、转让查新项目所有者的科技成果。查新机构及其工作人员应按照合同保守一切与委托查新单位 /个人申报项目有关的秘密,不得向任何人泄露查新项目的科学技术秘密和查新结论。除以下人员和机构外:  

(1)查新委托人或者由查新委托人明确指定的人(或机构);  

(2)法律、法规允许的第三方(如省、自治区、直辖市的科学技术行政部门,国务院有关部门、直属机构、直属事业单位的科技成果管理机构等);  

6、按照相关保密规定 ,妥善保存密级查新项目的原始记录、《兰州大学科技查新委托单》、《科技查新报告》等档案材料,直到解密日期。  

7、查新单位使用计算机存贮、传输、处理已确定密级的科学技术资料(信息),应按照保密有关法规、规定采取相应保密技术措施。  

8、在实施查新保密过程中,如发现有关秘密可能泄露或已经泄露时,应当予以制止,并立即采取补救措施,避免或减轻损害后果。事后应按有关规定上报有关保密工作部门,及时查处泄密事件,对于违反者取消查新资格,触犯有关法律者,须承担法律责任。

  相关链接

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